Meillä on Pitopalvelu!

Hääsuunnittelun alkutaipaleella itselläni oli ajatus, että pitopalvelun kilpailuttaminen ja bookkaaminen kannattaisi tehdä hyvissä ajoin. Varsinkin nyt kun ensi vuonna häitä on hieman normaalia enemmän oli hyvä, että olin asian suhteen ajoissa liikenteessä. Ajattelin kertoa hieman meidän tarjouspyyntö-rumbasta ja toivottavasti saatte tästä myös vinkkejä omien pitopalvelujen hankkimiseen 🙂

Mielestäni pitopalveluun kannattaa ehdottomasti panostaa! Vaikka se onkin varmasti suurimpia kulueriä hääbudjetissa uskon, että hyvä pitopalvelu tuo häihin helppoutta ja hääpari pystyy luottamaan, että asiat hoituvat.

Aloitimme kartoittamalla Hämeenlinnan seudulla toimivia pitopalveluita. Ajatuksena itselläni oli, että haluaisin käyttää sellaista pitopalvelua, joka tulee läheltä. Lähdettiin ihan googlailemaan vaihtoehtoja ja sen lisäksi lueskelin arvostelua ja palautteita esimerkiksi heidän facebook -sivujen kautta.

Osaan paikoista lähetin sähköpostia ja osassa käytin nettisivujen valmiita yhteydenotto lomakkeita. Kerroin viestissä lyhyesti meidän hääpäivästä: milloin ja missä häitämme vietetään, vierasmäärän sekä minkälaista menua toivomme, olin myös listannut esimerkkejä mistä pidämme ja mitä toivoisimme osaksi hääruokailua.

Tässä meidän lista:

• Juhlien teema on moderni ja rento. Eli tarkoituksena on viihtyä ja pitää hauskaa 🙂 
• Alkuruoka ja pääruoka. Lisäksi myös jälkiruoka kahvit/teet. Mahdollisesti myös hääkakku, mutta se ei saa olla mikään perinteinen kermakakku.
• Toiveena ruuan suhteen olisi:
  • Liharuokaa sekä kasvisvaihtoehtoja, koska juhlavieraissa on myös muutama täysin vegaani henkilö.
  • Ihan perinteistä hääruokaa, mutta olisi kiva jos olisi myös jotain erilaista tai ”twistiä”.
  • Hyvää lihaa esim. Paahtopaistia tai muuta vastaavaa.
  • Graavilohi on sulhasen suosikki.
  • Hyviä salaatteja.
    
• Lisäksi:
  • Lautaset: alkuruoka, pääruoka, …
  • Lasit: kuohuviinilasi (alkumalja), punaviinilasi/valkoviinilasi, vesilasit ja aveclasit.
  • Ruokailuvälineet.
  • Kahvikattaus: kupit, asetit, kakkulautanen, …
  • Kankaiset servetit.
  • Tarjoilijat.
  • Toivoisimme alkumaljoja tarjoiltavaksi esim. tarjottimelta.
  • Toive, että joku kävisi tervetuliaissanojen yhteydessä/päättyessä esittelemässä ruuan. 
  • Kylmäkaappien/kylmäastioiden täydennys päivän aikana.
  • Toive, että ruokailun yhteydessä tulisi yksi viinikaato tarjoilijoiden puolesta ja täyttö sitten itse (pullot jäisi pöytään).
  • Vesipullojen täydennys pöytiin.
  • Ruoka kauniisti eri tasoissa tms. simppelit tarjoiluastiat.
• Toiveena olisi vähän ehdotuksia meidän kokonaisuuteen sopivasta buffet-tyyppisestä tarjoilusta sekä tarjouspyyntö pitopalvelun hinnasta.
• Lisäksi toiveena on, että vesilasit + viinilasit voisivat olla käytössä koko hääjuhlan ajan, myös pitopalvelun poistumisen jälkeen.

Tällaisella kaamealla toivelistalla lähdettiin liikkeelle! Ja hyvä niin, koska vastauksista selvästi erotti sen, että ketkä ovat oikeasti lukeneet viestini ja haluavat tarjota meille sellaista meidän toiveisiin sopivaa. Lisäksi osassa tarjouksissa jää helposti puuttumaan tai piiloon kaikki muu ruokaan liittyvä esimerkiksi astiat sekä henkilöstökulut. Ja nämä saattavat tuplata alkuperäisen hinnan.

Hämeenlinnan seudulla häitä suunnitteleville tässä hieman ajatuksia meille tehdyistä tarjouksista ja kenet kilpailutimme:

Pepper Catering
He vastasivat minulle hyvin nopeasti takaisin muistaakseni heti seuraavana päivänä. Heillä on selkeästi tietty lista, josta jokainen asiakas saa valita mieleisensä. Pääruuat, lisukkeet yms olivat eritelty erilliselle listalle A4 pohjaan. Vaihtoehtoja oli runsaasti, mutta kokonaishinta jäi minulle hieman epäselväksi. Tähän varmasti liittyi se, että riippuen minkä pääruuan valitsee (kala/kana/liha) hinta määräytyy sen muukaan.

Ruoka erittäin herkullisen kuuloista, mutta tässä ei näkynyt millään tavalla meidän ehdottamat toiveet. Ruoka oli tuttua ja turvallista perus pitopalveluruokaa. Menuun hinta oli aikalailla samaa luokkaa kuin muutkin saamamme tarjoukset, mutta piilokuluja löytyikin sitten paljon! Astiat, henkilökunta yms tuli kaikki lisänä eivätkä ne olleet halvimmasta päästä muihin verrattuina.

Fiilis tästä jäi, että ihan varmasti hyvää ruokaa, mutta se ”twisti” puuttui. Ja selkeästi sama menu lähetetään jokaiselle asiakkaalle. Plussaa todella nopeasta vastauksesta kuitenkin 🙂

Tasolounas
Tasolounaalta sain ensimmäisenä vastaukseksi ”Kiitos tarjouspyynnöstänne, lähetän teille tarjouksen mahdollisimman pian”. Tämä on mielestäni hyvä esimerkki siitä, että olen tärkeä asiakas ja minut on huomioitu. Siellä on silloin saattanut olla kiire, mutta palaavat minulle kyllä heti kun ehtivät. Mielestäni siis hyvää palvelua! Eikä tarjouksessakaan pitkään kestänyt ja vastauksen kestämistä myös pahoiteltiin. Asiakaspalvelu hoituikin siis tosi hyvin! 🙂

Selkeästi toiveemme oli kuultu ja menua suunniteltu meidän toiveiden mukaan, mutta olisin toivonut vielä jotain erilaista kuin perus settiä tai jotain. Sain myös sähköpostissa vastauksen kaikkiin kysymyksiini ja kertoivat paljon miten heidän mielestään asia kannattaisi hoitaa. Piilokuluja ei ollut, vaan listattuna oli kaikki astiat ja henkilöstökulut ja Tasolounaalla astioiden hinta taisi olla halvin (noin 2€ per henkilö). Hääpaikkamme on myös heille tuttu, joka mielestäni on aina plussaa! Tasolounaan menuu oli hyvän kuuloinen ja tämä oli pitkään mahdollisena ehdokkaana pitopalvelulle.

Vanajan juhlapalvelut Oy
Olin hyvin pettynyt heidän toimintaan valitettavasti heiltä en koskaan saanut mitään vastausviestiä tarjouspyyntööni.

Rengon pitopalvelu
Kuten Tasolounaan kanssa myös Rengon pitopalvelusta sain nopeasti vastauksen, että laittavat minulle tarjousta tulemaan mahdollisimman pian ja kun se tuli olin ällikällä lyöty. Menu oli selkeästi meille suunniteltu ja minun ”twist” toiveet löytyivät täältä. Lisäksi kertoivat, että menua on mahdollista muokata toiveidemme mukaan ja että he järjestävät ensi keväänä mahdollisuuden maistella kaikkia ruokia ja tehdä tällöin viimeisen valinnan näiden suhteen. Lisäksi pidin siitä, että kaikki raaka-aineet tulevat läheltä (lihoja myöten), joten itse haluan suosia suomalaista lähituotantoa. Lisäksi tarjouksessa olivat astiat yms selkeästi näkyvillä hinnassa ja kokonaisuudessaan hinta oli halvemmasta päästä.

Viimeinen niitti cateringin valintaan oli, kun luin Bridelisan blogipostauksen, jossa Elisa kertoi omia kokemuksiaan Rengon Pitopalvelusta. Kiitos Elisa suosittelusta!

Nyt onkin sitten pitopalvelu varattu ja ensi keväänä 2021 mennään maistelemaan ja miettimään menu valmiiksi pitopalvelun kanssa. Ihan mahtavaa, että pääsemme oikeasti maistamaan eri vaihtoehtoja! Nyt enää mietinnässä iltapala 🙂

Miten te päädyitte teidän pitopalveluunne?